Terugblik op de verdiepende sessie 'Groningse aanpak bij de behandeling van Woo-verzoeken'
Hoe ziet de behandeling van Woo-verzoeken eruit als je deze data-gedreven maakt? Welke voordelen brengt dat met zich mee? Waarom is het fijn voor een verzoeker? En wat heb je daarvoor nodig? Lees het hieronder in de terugblik op de verdiepende sessie 'Groningse aanpak bij de behandeling van Woo-verzoeken'.
Tijdens de verdiepende sessie rond om de Groningse aanpak bij de behandeling van Woo-verzoeken op 5 oktober 2023 in het Nationaal Archief kwamen bovenstaande vragen aan bod. Robert Nat (Data-specialist Woo-verzoeken Provincie Groningen) en Kees Keulemans (Adviseur Informatiehuishouding en Openbaarheid Regeringscommissaris Informatiehuishouding) namen zo maar liefst 50 personen mee in de Groningse aanpak'.
Niet geheel toevallig komen een deel van de aanbevelingen in het rapport van het ACOI over het onderzoek onder journalisten naar de openbaarheid van overheidsinformatie terug in deze aanpak.
Huidige werkwijze
Doorgaans worden Woo-verzoeken opgepakt door de medewerker die bij het onderwerp betrokken is. Deze persoon wordt geacht zelf te zoeken in verschillende bronnen waar de informatie mogelijk staat, zelf te beoordelen wat er met het verzoek te maken heeft en vaak ook zelf de documenten gereed te maken voor openbaarmaking (lakken). Provincie Groningen doet dit anders. Hier is de behandeling van Woo-verzoeken sterk informatiegedreven en wordt het ondersteund door een data-specialist en slimme it-oplossingen.
Werkwijze en voordelen provincie Groningen
Wanneer bij provincie Groningen een Woo-verzoek binnenkomt, wordt eerst geïdentificeerd welke personen er binnen de organisatie betrokken waren bij het betreffende dossier. Ook wordt onderzocht op welke locaties deze personen informatie hebben opgeslagen die te maken heeft met het Woo-verzoek. Alle deze informatie wordt samengevoegd en geanalyseerd met behulp van slimme it-oplossingen. Zo wordt bepaald welke informatie echt bij het verzoek hoort. Deze stappen worden met de verzoeker besproken zodat die wordt meegenomen in het proces en al iets leert over de gevonden informatie.
Deze ‘Groningse’ werkwijze heeft een aantal voordelen, zoals:
- Door het gestructureerde proces, wordt een behandeling gecreëerd die de kans op compleetheid vergroot. Door de query’s (zoekopdrachten) wordt er objectiever gewerkt. De behandeling wordt hiermee beter traceerbaar en transparanter.
- Iedere stap die wordt genomen in dit proces wordt overlegd met de verzoeker. De verzoeker blijft op de hoogte van concrete vorderingen. Hierdoor vergaart hij reeds tijdens het proces informatie en komt sneller te weten hoeveel wat voor soorten informatie is gevonden. Deze invloed op het proces is belangrijk. Alleen de verzoeker kan beoordelen welke informatie relevant is en krijgt zo meer zeggenschap over dit proces.
- Tot slot ontlast deze methode de bij het dossier betrokken medewerkers. Zij zijn vaak al druk en niet per sé goed in zoeken of lakken. Hierdoor wordt een Woo-verzoek niet altijd als prioriteit behandeld. De Groningse aanpak neemt dit werk van ze over.
Woo-verzoeken als informatiezoekproces
Het behandelingsproces van Woo-verzoeken kan worden beschouwd als een informatiezoekproces. Dit heef een andere aanpak en organisatiestructuur nodig. Bij een informatiezoekproces weet je aan het begin vaak nog niet exact waarnaar je op zoek bent. Dat leer je mede door te zoeken. Ook bij een Woo-verzoek weet een verzoeker soms niet precies welke informatie nodig is.
“Wat relevant is aan het begin van een zoektocht, is dat misschien niet aan het einde en vice versa” (Kuhlthau, 1991)
Aan het einde van de sessie werden de aanwezigen opgedeeld in groepen. Van hen werd gevraagd wat ze willen meenemen en wat de eerste stappen zijn na vandaag. Het is leuk om te zien dat vrijwel iedereen een data-specialist aan zou willen nemen, zoals in Groningen. De eerste stappen zijn echter nog wat minder duidelijk, daar wordt nu aan gewerkt.
Aansluitend stond ook de Open Donderdag netwerkborrel in het teken van de informatiegedreven “Groningse aanpak” bij de behandeling van Woo-verzoeken, met gastsprekers Kees Keulemans en Robert Nat.
Meer informatie en contact
Wil je meer informatie, kijk dan hier naar de presentatie van de middag, of lees het onderzoek naar het Woo-verzoek als zoekproces: Woo can tell me what I’m looking for?.
Lees hier het nieuwsbericht 'Journalisten kritisch over de afhandeling van Woo-verzoeken' van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI).
Meedenken of doorpraten over dit onderwerp? Mail naar kees.keulemans@minbzk.nl.