Om de informatiehuishouding op orde te krijgen, zijn zowel op de werkplek van medewerkers als in de grootschalige gegevenshuishouding verbeteringen nodig.
Om een echt bruikbare architectuur te ontwerpen, heeft de Regeringscommissaris informatiehuishouding aangegeven dat rekening gehouden moet worden met de specifieke functie die een organisatie(onderdeel) vervult. Een onderdeel hiervan is een architectuur voor ‘De werkomgeving van de toekomst’, die medewerkers in alle typen werkprocessen, van beleid maken tot bedrijfsvoering, ondersteunt. Daarbij wordt niet meer uitgegaan van aparte applicaties voor document-management, mail e.d., maar wordt voorzien in een integrale omgeving waarin aan een dossier wordt gewerkt en alle activiteiten worden ondersteund: communiceren, schrijven, registreren en archiveren.
Beter Samen Werken
De regeringscommissaris heeft aanbevelingen gedaan ten aanzien van deze "Werkomgeving van de Toekomst", waarin de overheidsprofessional in de eerste plaats moet worden geholpen bij het werk dat deze uit moet voeren. Niet langer een onoverzichtelijke brij aan gebruiksonvriendelijk systemen die ieder los van elkaar een taak vervullen, of het oneigenlijke gebruik van een mailbox of chatapp waarin veel bijlagen heen en weer gaan. Daarbij hoort de werkomgeving ervoor te zorgen dat de handelingen van de overheidsprofessional veel meer "by-design" voldoen aan wetgeving in het kader van bijvoorbeeld archivering, openbaarheid, privacy en beveiliging. Zo ontzorgt het de professional en zorgt het voor de randvoorwaarden die nodig zijn om te voldoen aan gestelde wettelijke eisen.
Het programma Beter Samen Werken werkt voor een kopgroep van departementen aan een werkplek die geïntegreerde ondersteuning biedt voor onder andere het creëren, delen en bewaren van informatie. Daarmee worden goede stappen gezet, waarvan de onderstaande video een goed beeld geeft. Benieuwd naar meer? Neem dan contact op.
1
00:00:12,614 --> 00:00:17,900
Sylvia start op basis van haar profiel een
zoekactie op een maatschappelijk relevant thema.
2
00:00:17,956 --> 00:00:20,196
Bijvoorbeeld informatiehuishouding.
3
00:00:21,017 --> 00:00:25,817
Net zoals bij Google zijn de resultaten
te zien in volgorde van beste match.
4
00:00:26,816 --> 00:00:32,536
Als er een match is met de zoekopdracht, maar
de informatie is niet op voorhand opengesteld,
5
00:00:32,757 --> 00:00:37,429
dan krijgt Sylvia het bericht wie ze
moet benaderen om toegang te krijgen.
6
00:00:37,583 --> 00:00:41,551
Hiermee wordt het <i>need to know</i>
principe vanuit de AVG geborgd.
7
00:00:43,386 --> 00:00:46,330
Op basis van de zoekresultaten besluit Sylvia:
8
00:00:46,499 --> 00:00:49,432
of ze niets hoeft te doen
omdat het al geregeld is;
9
00:00:49,539 --> 00:00:51,799
of dat ze een stuk moet actualiseren,
10
00:00:52,026 --> 00:00:53,832
dan wel een nieuw stuk moet maken.
11
00:00:54,459 --> 00:00:59,451
Ingeval van een bijgesteld of nieuw stuk,
gebruikt Sylvia de documentgenerator
12
00:00:59,721 --> 00:01:03,524
waarmee het document in
standaardformulier wordt opgestart.
13
00:01:05,355 --> 00:01:09,067
Sylvia past het document aan,
of maakt een nieuw document,
14
00:01:09,122 --> 00:01:13,521
en nodigt rijksbreed collega’s
uit om mee te lezen of -schrijven.
15
00:01:14,275 --> 00:01:18,947
Ze werkt in de samenwerkingsomgeving
samen met collega’s aan het document,
16
00:01:19,195 --> 00:01:22,907
en waar nodig chat men
hierover met de chatfunctionaliteit.
17
00:01:23,428 --> 00:01:27,271
Er wordt dus niet meer via de mail met
elkaar gecommuniceerd over documenten,
18
00:01:27,385 --> 00:01:30,085
en wat daarin aangepast moet worden.
19
00:01:31,145 --> 00:01:34,311
Als het document gereed
is om de lijn in te sturen,
20
00:01:34,441 --> 00:01:36,804
geeft Sylvia dat aan in de werkomgeving,
21
00:01:37,145 --> 00:01:43,037
en kiest welke vooraf ingerichte afstemmings-
en/of besluitvormingslijn wordt ingegaan.
22
00:01:43,657 --> 00:01:46,537
Als het geen standaardlijn is
die doorlopen kan worden,
23
00:01:46,637 --> 00:01:52,670
kan Sylvia op basis van een standaard workflow
zelf bepalen langs wie het document moet.
24
00:01:53,344 --> 00:01:56,011
Ze krijgt een pop-up scherm met daarin:
25
00:01:56,357 --> 00:01:59,394
de zoekwoorden waarmee het
document teruggevonden kan worden;
26
00:02:00,108 --> 00:02:03,554
de naam van het dossier waaraan
het document wordt toegevoegd;
27
00:02:03,882 --> 00:02:06,215
de bewaartermijn van het document;
28
00:02:06,762 --> 00:02:10,346
de voorgestelde of mogelijke
besluitvormingsprocessen;
29
00:02:11,295 --> 00:02:16,223
en de vraag of het document gepubliceerd
kan worden in het kader van de WOO.
30
00:02:16,996 --> 00:02:22,629
Sylvia heeft nu nog de mogelijkheid om alles wat
is voorgesteld aan te passen en te accorderen.
31
00:02:22,810 --> 00:02:26,476
Zo houdt ze steeds de
controle over wat er gebeurt.
32
00:02:27,198 --> 00:02:31,696
Sylvia krijgt opnieuw een pop-up met
daarin een samenvatting van haar keuzes
33
00:02:31,809 --> 00:02:34,016
en het voorstel van het gelakte document,
34
00:02:34,136 --> 00:02:36,762
en waar het gepubliceerd wordt.
35
00:02:37,143 --> 00:02:40,496
Sylvia kan de lakken en de
publicatieplaats nog aanpassen
36
00:02:40,556 --> 00:02:42,869
en geeft deze daarna voor akkoord.
37
00:02:43,471 --> 00:02:48,730
Daarmee komt het document beschikbaar
voor burgers, journalisten en politici.
