Open brief aan Arre Zuurmond over ‘standaarden’

Weblogbericht | 05-09-2023 | Gastauteur

Wilt u reageren op deze brief? Dan kunt u het formulier onderaan deze pagina gebruiken. Ook kunt u een reactie achterlaten onder het bijbehorende LinkedIn-bericht.

Een overzicht van alle brieven vindt u op deze pagina.

Beste Arre,

Begin juli stuurde je een brief aan Larissa Zegveld, voorzitter van Forum Standaardisatie, waarin je je zorgen uitte over het uitwisselen van informatie tussen overheidsorganisaties. In een eerste reactie is Larissa duidelijk over de gedeelde zorg. Ze geeft aan dat om geloofwaardig te blijven wij als overheid ons aan onze eigen afspraken moeten houden en het lijkt alsof je voegen naar een afspraak, niet van nature in de Nederlandse cultuur aanwezig is. Dit is in lijn met wat ze zei tijdens de negende keukentafelsessie die in juni 2023 gehouden is. Larissa stelde dat ‘Het grootste probleem is ons houden aan de standaarden en ons vooral houden aan dezelfde standaarden’.

Tegelijkertijd zien we dat op strategisch niveau het lijkt alsof ‘standaarden’ één van de hulpmiddelen zijn om de informatiehuishouding op orde te brengen.  Eén van die documenten is bijvoorbeeld de ‘I-strategie Rijk 2021 – 2025’ van CIO Rijk. Waren de I-visies voorheen altijd sterk ICT-gerelateerd, deze keer is er gelukkig specifiek aandacht voor informatiehuishouding in thema 5 onder de kop ‘De basis op orde met informatiehuishouding’.  Hierin wordt aangegeven dat ‘Informatie een wezenlijke grondstof is voor de werking van ons overheidsapparaat en vitaal voor verantwoording in onze democratie. Informatie mag niet kwijt zijn, laat staan dat er twijfel is over de juistheid en echtheid ervan.’  Dat is natuurlijk voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen niet anders. Volgens de I-visie zouden vaker concrete standaardeisen aan informatiesystemen worden gesteld die de informatie van nu voor straks moeten bewaren. Er  staat niet vermeld over welke standaarden we het mogelijkerwijs kunnen hebben.

Een aansluitend document is de werkagenda "Waardengedreven Digitaliseren" van staatssecretaris Alexandra van Huffelen, welke in november 2022 naar de tweede kamer is gestuurd.  In paragraaf 4.1 is onder de kop ‘Verbeteren informatiehuishouding voor openbaarheid van bestuur’ aandacht voor transparantie en de informatiehuishouding. De werkagenda is helder over de huidige situatie door te stellen dat ‘met de huidige informatiehuishouding nog niet goed lukt en dat de informatiehuishouding beter moet. En ook hierin wordt gerefereerd aan ‘standaarden’. Specifiek wordt MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) genoemd. Als VNG ondersteunen we het proces om MDTO tot een standaard te laten vaststellen. Hierover is o.a. gesproken tijdens de open donderdag van 13 juli 2023, waarbij programma-manager Jaap Haenen het proces toe lichtte om MDTO te laten vaststellen voor de rijksoverheid en wijze waarop we als overheid het beheer en de sturing beter moeten organiseren.

Een ander voorbeeld van een document waarin wordt gerefereerd aan standaarden is de brief van eind juni 2023 van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Eén van de adviezen aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is helder: ‘Stel vast welke standaarden gelden bij publicatie van overheidsdocumenten’.

De wijze waarop overheidsorganisaties hun documenten publiceren, is volgens ACOI bepalend voor de vindbaarheid van de informatie. Daarom adviseert het Adviescollege te inventariseren welke (bestaande) ICT- standaarden overheidsorganisaties moeten toepassen bij de publicatie van hun documenten. Het Adviescollege adviseert het resultaat bindend te maken voor alle overheidsorganisaties én de inventarisatie geregeld te herhalen. Onder andere gaat het hierbij om de eerder genoemde metadatering. 

Afsluitend heb je in je voortgangsrapportage uit mei 2023 ook verwezen naar standaarden, met de kanttekening dat ‘een ‘one size fits all’ oplossing zal leiden tot een suboptimaal en complex geheel aan systemen en processen. Een geheel dat op zichzelf zal leiden tot hazenpaden die het ideaal voor duurzaam toegankelijke informatie in de weg staan.’ Hiermee bevestig je ook het beeld van Larissa Zegveld. Tegelijkertijd verwijs je in de concept-tekst over de informatiewet in artikel 6 naar ‘generieke voorzieningen en standaarden’ waarin je aan geeft  ‘er worden standaarden voor de informatiehuishouding aangewezen ‘. Er staat nog niet aangegeven over welke standaarden het concreet gaat. En misschien zit daar ook wel juist de uitdaging.

Samenvattend zien we dus dat op strategisch niveau vaak wordt verwezen naar standaarden als een deel van de oplossing, waarbij standaarden vaak als een container-begrip wordt gezien.  terwijl we in de praktijk ons niet blijken te houden aan reeds bestaande standaarden. En we zien ook dat als we een ‘standaard’ implementeren, zoals MDTO, deze soms wordt vervormd naar een eigen zienswijze waarmee het geen standaard meer is. 

Vanuit het programma Grip op informatie van de VNG zien we dat als een grote uitdaging. Dat is de reden dat we op 26 juli jl. een digitale brainstorm hebben gehouden om te zien of deze mening ook wordt gedeeld met vertegenwoordigers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Het verhaal dat op strategisch niveau wordt gedacht aan meer gestandaardiseerd werken wordt in hoge mate herkend. Of ook de lokale bestuurders/managers dit van oordeel zijn, werd maar door de helft onderschreven. Ondanks dat werden volop onderwerpen genoemd waar aan gedacht kan worden bij het neer zetten van een standaard om te helpen bij het op orde brengen van de informatiehuishouding. Hierbij is het nog wel van belang om helderheid te hebben over het proces om tot een standaard te komen. Wat is exact een standaard? wie stelt de standaarden vast? hoe monitor je op gebruik hier van?  en wat doe je als het in de praktijk niet werkt? Want roepen dat we 'een' standaard willen is 1 maar er ook tot 1 komen....

Er zijn dus nog veel stappen te zetten om niet alleen over standaarden te praten als idee, maar ook om ons te helpen in de praktijk. Ik roep je dan hierbij ook op om vanuit jouw rol het initiatief te nemen om overheidsbreed een uitvoeringsplan te maken over de wijze waarop we met standaarden aan de slag gaan.

Jeroen Jonkers

Programma-manager Grip op informatie (VNG)
Tevens hoofdredacteur van Od en deelnemer van de maatschappelijke coalitie Over informatie gesproken